Archiver la Francophonie : le récolement

RÉCOLER, UN POINT DE DEPART

Après plusieurs semaines de travail, la première étape du traitement s’achève : le récolement.

Le fonds actuel est constitué de 3730 boîtes. Mis bout à bout, cela représente 372.44 mètres linéaires (m.l.) de documents. L’importance et la complexité de ce fonds obligent l’établissement d’un récolement : recensement des unités documentaires dans l’ordre physique où elles se trouvent.
Un tableau informatisé permet le recensement selon différents critères : la localisation, l’intitulé de la boîte, le nom du service producteur, une description du contenu, les dates (la plus ancienne et la plus récente). D’autres catégories peuvent s’y ajouter afin d’apporter plus de précision sur le contenu des boîtes et faciliter leur traitement.

LE RÉCOLEMENT, A QUOI CA SERT ?
Découvrir pour mieux classer

Un récolement avant classement permet une bonne préparation de la mise en place du classement en prenant compte des différents types de services, thèmes et supports.

Les archives ne sont pas QUE des supports papier. Différents types de supports peuvent être rencontrés : documents papier, cassettes audio et vidéo, photographies, affiches, disquettes, des échantillons de matériaux, des objets aussi parfois… Ces supports demandent des gestions différentes tant pour la conservation que pour la communication.

Le travail préparatoire de récolement permet de définir un cadre de classement.
Le travail de l’archiviste consiste à rendre compte des activités d’un service. C’est l’agencement des documents dans le plan de classement qui permet de rendre perceptible l’organisation des activités.

LE RÉCOLEMENT, COMMENT LE FAIRE ?
Inventorier pour se préparer

A la boîte, au dossier ou à la pièce, exhaustif ou par sondage, il existe différents types de récolements. Avant tout, pour récoler, il faut localiser les boîtes dans le local en nommant les étagères et leurs rangées. Le contenu de chaque boîte est ensuite inventorié plus ou moins exhaustivement selon le temps à dispositions et la présence ou non d’un récolement précédent. Il est adaptable selon la complexité du fonds.
Les fonds dits « sériels » et déjà récolés peuvent appeler un récolement par sondage : ouverture de boîtes ponctuelles pour vérifier l’intérieur du fonds.
Les fonds dits « en vrac », nécessitent un traitement plus complet afin de savoir quels dossiers ou documents devront être extraits pour rejoindre leur série.
L’important est d’avoir une bonne idée du contenu du fonds.

Le récolement peut aussi être l’occasion de préparer le conditionnement des archives. Le conditionnement étant l’opération de protection matérielle des archives grâce à des matériaux adaptés.
A cette étape, il est question de retirer tous les éléments qui peuvent dégrader les documents : pochettes plastiques, trombones, pochettes en carton « acide » non adaptées à la conservation.
 

ET APRÈS ?

Une fois le récolement fini et le plan initial défini, le classement peut commencer.
Le récolement doit être repris tous les dix ans environ afin de s’assurer de la bonne conservation des fonds et de leur intégrité. C’est donc une étape importante pour la mise à disposition d’un fonds, mais aussi pour sa préservation.